Procurement Process

Als
Procurement Proces & Operational Officer
maak je deel uit van het Competence Center Procurement bij onze opdrachtgever dat bestaat uit ongeveer 30 medewerkers. Je komt terecht in een team van 2 recruiters en een coördinator en werkt transversaal samen met de andere leden van procurement.

Je hebt veel contact met zowel verschillende Competence Centers (HR, IT, Finance, interne klanten) als buiten de onderneming.

Taken:

De taken van een Procurement Proces & Operational Officer worden verdeeld over drie domeinen:

-> Proces-optimalisaties

• Van jou wordt verwacht dat je verschillende processen, zoals het rekruteringsproces en de aankoopprocessen van de verschillende afdelingen binnen het CC Procurement, optimaliseert. Dit doe je in nauwe samenwerking met de medewerkers van het procurementteam en andere stakeholders bij onze opdrachtgever, zijn klant en de dienstverleners. Een grondige kennis van interne processen, applicaties en de wet op overheidsopdrachten is hierbij cruciaal.

-> Coaching

• Je neemt de leden van het staffingteam mee in jouw verhaal en zorgt ervoor dat zij vertrouwd raken met alle vormen van rekrutering (met name de IT-profielen), de interne organisatie, de door jou opgebouwde netwerken binnen en buiten de organisatie, en met de aangepaste of nieuwe processen.

-> Operationeel

• Je beheert de IT-staffingopdrachten tijdens de plaatsingsprocedure en de uitvoeringsfase van de opdracht. Hierbij heb je regelmatig contact met zowel de interne als de externe klant, evenals met de dienstverleners. Het betreft hoofdzakelijk dienstverleningsopdrachten binnen de speciale sectoren.
• Je stelt alle administratieve documenten op met betrekking tot de procedure en respecteert hierbij de wetgeving inzake overheidsopdrachten (speciale sectoren). Je publiceert de aanbestedingsdossiers en formuleert advies in alle stadia van de gunningsprocedure van de overheidsopdracht.
• In het kader van onderhandelingsprocedures neem je deel aan overlegmomenten in nauwe samenwerking met de klant. Je werkt mee aan het onderzoek en de evaluatie van offertes (zoals deelname aan interviews of gesprekken met leveranciers dienstverleners).
• Je coördineert het gunningsproces, organiseert de gesprekken en verzorgt de notificatie na selectie. Ook het opstellen en opvolgen van financiële documenten, zoals bestelbonnen in MS Dynamics, codering in SAP Success Factors, behoort tot jouw taken.
• Daarnaast onderhoud je vertrouwensrelaties met de dienstverleners, terwijl je tegelijkertijd onafhankelijk blijft oordelen. Je volgt strikt de procedures (intern of van de klant Infrabel), gebruikt de voorgedefinieerde templates en garandeert zo een efficiënt en kwalitatief beheer.

Profiel:

• Je beschikt minimum over een diploma niveau bachelor
• Je bent perfect 3-talig , niveau C1 voor de Nederlandse-, Franse- en Engelse taal
• Je beschikt over een relevante werkervaring van meer dan 10 jaar
• Je hebt een goede kennis van de markt van de externe IT-consultancy en je kan beroep doen op het netwerk dat je hebt uitgebouwd
• Begrip van projectorganisatie aangaande werken op het spoornetwerk is een plus
• Goede kennis en ervaring in het domein aankoop van contingent workers
• Goede kennis en ervaring in rekrutering (interviewtechnieken)
• Goede presentatie skills
• Minstens 4 jaren ervaring in en kennis van de wet op overheidsopdrachten
• Aantoonbare ervaring met optimalisatie van processen
• Affiniteit met IT en interesse in AI-oplossingen
• Goede kennis van SAP Success Factors
• Goede kennis van Microsoft Dynamics D365
• Goede kennis van SharePoint
• Goed kunnen werken met Mindmaps en MS Office, en in het bijzonder met Excel, formules en macros
• Je bent enthousiast, gemotiveerd en hebt zin voor initiatief
• Je houdt van open en transparante communicatie, je hebt een grote overtuigingskracht en houdt van dialoog met anderen. Je bent een betrouwbare gesprekspartner
• Je werkt nauwgezet en gestructureerd en volgt de procedures
• Je hebt verantwoordelijkheidsgevoel